Mahnung per E-Mail – Ist das rechtlich zulässig?
Zahlungserinnerungen sind ein gängiges Mittel im Forderungsmanagement und sollen einen säumigen Kunden auf die offene Rechnung aufmerksam machen. Sie sind zudem entscheidend für die Errechnung von Nebenforderungen wie Verzugszinsen oder -schäden. Um den Aufwand gering zu halten, bietet sich die Mahnung per E-Mail für Unternehmen an. Wir geben einen Überblick über gesetzliche Vorgaben, mögliche Probleme und Tipps zur Rechtssicherheit.
Kompakt zusammengefasst: Die Bedeutung der Mahnung
Die Mahnung ist ein essenzielles Instrument im Forderungsmanagement, welches von Gläubigern genutzt wird, um einen Kunden an die Zahlung einer fälligen Rechnung zu erinnern. Bei der ersten Mahnung wird im Regelfall von einer „Zahlungserinnerung“ gesprochen, da diese Formulierung weniger vorwurfsvoll klingt und verdeutlicht, dass es sich vermutlich um ein Versehen handelt.
Allerdings ist sie nicht nur eine Erinnerung an die Begleichung einer offenen Rechnung, sondern setzt auch die Grundlage für weitere rechtliche Schritte wie ein gerichtliches Mahnverfahren. Nach § 286 Bundesgesetzbuch setzt die erste Mahnung den Kunden in Verzug, wenn keine Frist vereinbart wurde. Bei einigen Geschäften ist die Forderung automatisch nach einer Frist von 30 Tagen fällig.
Der Zahlungsverzug ist wichtig für die Berechnung von Verzugszinsen und sonstigen Verzugsschäden, welche durch die verzögerte Zahlung entstehen. Für das gerichtliche Mahnverfahren ist ebenfalls mindestens eine Zahlungsaufforderung des säumigen Kunden erforderlich.
Wir empfehlen, spätestens nach der ersten Mahnung ein professionelles Inkassounternehmen einzuschalten, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Forderung schnell beglichen wird. Zudem geben Sie das zeit- und personalaufwändige Mahnwesen an die Experten von Culpa Inkasso ab.
Wann ist eine Mahnung per Mail zulässig?
Der gesetzliche Rahmen zu Mahnungen findet sich in § 286 BGB. Hier sind auch Vorschriften zur Form der Mahnung zu finden. Diese muss vom Kunden nachweislich empfangen und kann per E-Mail, schriftlich oder auch per Fax versendet werden. In der Theorie ist auch eine Mahnung per SMS oder WhatsApp zulässig, doch das findet in der Praxis nicht oft Anwendung. Telefonische Mahnungen sind nicht zulässig.
Nur die erste Mahnung an den Kunden ist erforderlich, um den Zahlungsverzug zu beginnen. Alle weiteren Aufforderungen sind ein freiwilliges Entgegenkommen des Gläubigers, den ausstehenden Betrag ohne rechtliche Maßnahmen doch noch zu erhalten.
Welche Probleme können bei einer Mahnung per Mail auftreten?
Auch wenn die Mahnung per Mail im Vergleich zu ihrem „Bruder“ in Papierform per Post unkomplizierter, günstiger und schneller funktioniert, birgt sie einige Risiken, welche Sie kennen sollten. Die digitale Zahlungserinnerung schriftlich und per E-Mail kann beispielsweise je nach Mailanbieter und Einstellung des Empfängers im Spamordner untergehen und entsprechend nicht gelesen werden. Das führt dazu, dass der Schuldner die Erinnerung nicht erhält und darauf nicht reagieren kann, wenn er die Zahlung einer Rechnung schlicht vergessen hat oder es zu einem Fehler in der Buchhaltung kam.
Aber:
Rechtlich gesehen muss der Gläubiger den Zugang der E-Mail nachweisen. Schließlich kann es passieren, dass das Schreiben durch technische Schwierigkeiten nicht beim gewünschten Empfänger ankommt. Aktivieren Sie deshalb die Zustellungsbestätigung. Sie kann als Nachweis vorgelegt werden.
Ein weiterer Kritikpunkt am Mahnen per E-Mail ist die eingeschränkt kontrollierbare Datensicherheit. Beispielsweise können unbefugte Personen einfach auf die E-Mail zugreifen, diese beantworten oder die Daten anderweitig entfremden. Das ist mit einer Mahnung per Post nicht möglich. Wird eine Erinnerung per Einschreiben versendet, kann sicher gegangen werden, dass es direkt beim Empfänger persönlich ankommt.
Gesetzliche Anforderungen und Vorgaben für Mahnungen nach dem BGB
Grundsätzlich gibt es keine bestimmte Form oder konkreten Formvorgaben, welche für die Mahnung eingehalten werden müssen, damit sie rechtlich wirksam ist. Die einzigen Anforderungen ergeben sich aus § 286 BGB, welcher regelt, wann ein Kunde in Verzug gerät und dass die Mahnung eindeutig und bestimmt sein muss. Weitere Anforderungen an den Inhalt gibt es nicht. Es sollten allerdings diese Punkte enthalten sein:
Zusammengefasst müssen aus der Erinnerung alle Informationen eindeutig hervorgehen, um spätere Schwierigkeiten oder Widersprüche des Schuldners zu verhindern. Dieser kann sich beispielsweise beschweren, wenn Verzugszinsen nicht korrekt berechnet oder nicht getrennt ausgewiesen wurden. Im späteren gerichtlichen Mahnverfahren sorgt ein Widerspruch des Schuldners für die Einleitung eines kostspieligen und zeitaufwendigen Zivilprozesses, der den Mahnprozess ablöst. Das möchten Sie als Gläubiger unbedingt verhindern, denn Gerichtskosten müssten Sie zunächst auslegen.
Tipps zur rechtssicheren und optimalen Gestaltung einer Mahnung per E-Mail
Bei der Ausarbeitung einer Vorlage für die Mahnung per E-Mail sollten einige Dinge beachtet werden, die dabei helfen, den Säumigen möglichst schnell zur Zahlung zu bewegen. Neben den o. g. Anhaltspunkten, die nicht fehlen dürfen, helfen einige weitere Anpassungen für eine freundliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung.
Die Wahl des passenden Betreffs
Der Betreff einer E-Mail ist das Erste, was ein säumiger Kunde von der Zahlungserinnerung sehen wird, und hat dementsprechend eine große Bedeutung. Er taucht beispielsweise in der Vorschau der Benachrichtigungen auf dem Smartphone oder im Posteingang des Mailverlaufes auf und muss dafür sorgen, dass der Schuldner sofort auf die Nachricht klickt und deren Bedeutung versteht.
Im Wesentlichen unterscheiden sich die Betreffzeilen nicht von solchen, die auf Mahnungen in Papierform verwendet werden. Sie sind lediglich etwas kürzer, sodass sie die Zeilenlänge nicht überschreiten. Hier einige Vorschläge:
Hierbei können Sie selbst entscheiden, ob Sie das etwas bestimmtere Wort „Mahnung“ nutzen oder lieber das freundlichere „Zahlungserinnerung“ für die Aufforderung einsetzen. In der ersten Erinnerung geht der Gläubiger in der Regel davon aus, dass die Zahlung schlichtweg vergessen wurde oder ein Fehler in der Buchhaltung passiert ist. Hieran orientiert sich auch der Tonfall in der gesamten Nachricht.
Persönlichen Kontakt suchen und wichtige Informationen hervorheben
Zusammen mit oder noch vor der ersten Mahnung empfehlen wir, den persönlichen Kontakt zum Kunden zu suchen und ihn auf eine ausstehende Rechnung freundlich hinzuweisen. Beispielsweise mündlich durch einen persönlichen Anruf oder einen Besuch vor Ort, wenn Sie gerade in der Gegend sind. Oft lassen sich Unklarheiten bereits zu diesem Zeitpunkt beseitigen und die Geschäftsbeziehung wird nicht unnötig belastet.
Ist die schriftliche Zahlungserinnerung erforderlich, achten Sie darauf, wichtige Informationen durch Fettungen oder eine größere Schriftart hervorzuheben. Dazu gehören beispielsweise der Betreff, die zu leistende Gesamtsumme, die neue Zahlungsfrist und die ursprüngliche Rechnungsnummer. Diese Hervorhebungen stellen sicher, dass Ihr Kunde keine wichtigen Details übersieht und schnell bezahlen kann.
Vielseitige Zahlungsmöglichkeiten anbieten
Säumige Kunden können eine offene Rechnung schneller begleichen, wenn sie viele verschiedene und praktische Zahlungsmethoden zur Verfügung haben. Die Zahlung kann beispielsweise durch einen Giro-Code vereinfacht werden, welcher mit der Banking-App auf dem Smartphone zu einer direkten Zahlung führt, ohne dass die Daten manuell eingegeben werden müssen. Außerdem helfen Online-Bezahldienste und flexible Optionen wie anpassbare Ratenzahlungen.
Eine weitere Option ist es, das Mahnwesen samt der E-Mail-Mahnung an ein professionelles Inkassobüro abzugeben. Culpa Inkasso nimmt in Ihrem Namen Kontakt zu den Schuldnern auf, sucht das persönliche Gespräch und klärt bei Bedarf individuelle Zahlungsoptionen ab, um den offenen Betrag schnellstmöglich zu begleichen. Dabei stehen wir in engem Kontakt mit Ihnen und beachten Faktoren wie langjährige Kundenbeziehungen oder Ihre Corporate Identity.
Schalten Sie vor dem Versand von Mahnschreiben per E-Mail die Versand- und Empfangsbestätigungen ein, um sehen zu können, ob der Schuldner die Nachricht via Zustellung erhalten hat.
Was sind die Vor- und Nachteile von Mahnungen in Form von E-Mails?
Die digitale Zahlungserinnerung per E-Mail kann vom Kunden vergleichsweise einfach übersehen werden – bei einem Einschreiben kommt das selten bis gar nicht vor. Beispielsweise passiert es je nach Anbieter und Einstellung schnell, dass die entsprechende Mail in der täglichen Flut untergeht oder vom Spamordner verschluckt wird. Zudem ist das Mailprogramm von Dritten vergleichsweise einfach einsehbar, wenn der Empfänger es nicht umfangreich absichert, beispielsweise durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Werden Mahnungen per E-Mail versendet, verringert das den Aufwand und die Kosten im Mahnwesen des Unternehmens. Erinnerungen können mit speziellen Buchhaltungsprogrammen in Sekunden anhand einer vorher definierten Vorlage erstellt und versendet werden, ohne dass lästige Schritte wie das Frankieren von Briefen und das Wegbringen zur Post erforderlich werden. Die meisten großen Unternehmen setzen deshalb bei der ersten und bei der zweiten Mahnung auf ein Schreiben per E-Mail, das nicht an eine bestimmte Form gebunden oder konkret festgelegt ist. Oft ist erst die letzte Erinnerung ein Brief, der bereits Inkassomaßnahmen androht.
Die letzte Mahnung vor der Beauftragung eines Inkassounternehmens sollte man optimieren und in Papierform an den Schuldner gesendet haben, um dies später deutlicher nachweisen zu können. In einer letzten Mahnung werden rechtliche Folgen und entstehende Mehraufwendungen aufgezählt und dem Schuldner angedroht, um ihn doch noch zur Zahlung zu bewegen.
Welche Rolle spielen Mahnungen im Inkassoverfahren?
Mahnungen sind ein gängiges Instrument im Forderungsmanagement und somit auch der Inkassoarbeit. Die Art und Weise, wie Mahnungen formuliert und Kunden auf einen offenen Betrag hingewiesen werden, hat einen großen Einfluss darauf, ob und wann sie eine offene Rechnung bezahlen. Zudem ist die Zahlungserinnerung rechtlich wichtig, denn diese setzt den Schuldner in Verzug, wenn keine Zahlungsfrist bestand, und ist wichtig für die Berechnung der späteren Verzugszinsen. Das gerichtliche Mahnverfahren kann nur dann eingeleitet werden, wenn der Schuldner vorher mindestens einmal auf die überfällige Forderung hingewiesen wurde.
Mit Culpa Inkasso haben Sie die Möglichkeit, entweder das gesamte Forderungsmanagement in die Hände von Experten zu geben, oder nur einzelne Forderungen abzugeben, die vom Schuldner eingeholt werden müssen. Wir begleiten Sie von der ersten Mahnung bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren und einer Zwangsvollstreckung, sollte das notwendig werden.
Vereinbaren Sie noch heute Ihr unverbindliches Erstgespräch und lassen Sie sich kostenfrei zu allen unseren Leistungen beraten. Das erfahrene Team von Culpa Inkasso freut sich bereits auf Ihre Kontaktaufnahme!
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