Effektives Debitorenmanagement für Unternehmen

Das Debitorenmanagement ist ein wichtiges Instrument von Unternehmen unabhängig von Branche oder Größe. Es verwaltet eingehende Zahlungen, Rechnungen, Gutschriften, Reklamationen und alle sonstigen Transaktionen mit Debitoren. Hierdurch spielt es eine entscheidende Rolle für die Liquidität des Betriebs. Ein Überblick über Aufgaben, rechtliche Besonderheiten und potenzielle Einsparpotenziale für Unternehmen durch Outsourcing.

Das Wichtigste auf einen Blick

Was versteht man unter Debitorenmanagement?

Das Debitorenmanagement ist ein wichtiger Teil jedes Unternehmens und auch bekannt unter dem Begriff „Forderungsmanagement“. Per Definition versteht man unter diesem Unternehmensbereich alle schriftlichen, telefonischen und persönlichen Kontakte zu Schuldnern sowie die Prüfung von Zahlungseingängen. In Unternehmen mit vielen Einzelzahlungen, etwa im E-Commerce-Bereich, ist das Forderungsmanagement heute weitestgehend digitalisiert.

Hauptaufgabe des Forderungsmanagements ist es, die fristgerechte Zahlung offener Forderungen zu garantieren und bei Bedarf Kontakt zu den Schuldnern aufzunehmen. Der gesamte außergerichtliche Mahnprozess ist somit Teil des Aufgabengebietes.

Zusammengefasst:
Werden Umsatzerträge nicht sofort ausgeglichen (z. B. per Barzahlung), sondern in Rechnung gestellt, entsteht eine Forderung des Kreditors (Rechnungsstellers) gegenüber dem Debitor (Rechnungsempfänger). Das Debitorenmanagement steuert den gesamten Prozess vom Entstehen einer Forderung bis hin zur Zahlung.

Das sind die Ziele des Debitorenmanagements

Die Begleichung von Rechnungen pünktlich zum Zahlungsziel entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens und ist entscheidend für die Geschäftszahlen. Ausbleibende Zahlungen führen im schlimmsten Fall zu Engpässen bei der eigenen Liquidität oder gar dazu, dass Schulden aufgenommen werden müssen, um Verpflichtungen nachzukommen. Umso wichtiger ist es also, ein effizientes und professionelles Forderungsmanagement zu etablieren.

Die Ziele des Debitorenmanagements auf einen Blick:

• Risiken durch ausbleibende Zahlungen minimieren.
• Liquidität und Profitabilität des Unternehmens sichern.
• Zahlungsausfälle von Kunden minimieren und verfolgen.
• Fehler im Debitorenmanagement vermeiden.
• Lösungen für Rückzahlungen / offene Geldforderungen finden.
• Bei Bedarf gerichtliche Maßnahmen in die Wege leiten.

Gibt es einen Unterschied zwischen Forderungsmanagement und Debitorenmanagement?

Nein, diese beiden Begriffe haben grundsätzlich die gleiche Bedeutung und umfassen den gleichen Geschäftsbereich. Debitoren sind Kunden, welche bei einem Kreditor, also einem Verkäufer oder Lieferanten, gewisse Verbindlichkeiten haben, welche sich aus einem Kaufvertrag ergeben. Das Management im Factoring muss diese beobachten und bei Bedarf einfordern.

Unter beiden dieser Begriffe lassen sich aus das Kreditmanagement, das Riskmanagement oder das Konditionsmanagement einordnen. Alle der o. g. Begriffe folgen auf eine Bonitätsprüfung, welche letztendlich die Grundlage für oder gegen eine Geschäftsbeziehung bildet. Genau wie das Debitorenmanagement ist die Bonitätsprüfung potenzieller Kunden ein entscheidender Schritt, um Zahlungsausfälle zu verhindern.

Die verschiedenen Aufgaben und Bereiche im Forderungsmanagement

Das Zahlungsmanagement macht einen Großteil der Finanzverwaltung in Unternehmen aus und ist damit ein wesentlicher Kosten- und Zeitfaktor. Die Aufgaben sind vielseitig und erfordern eine strukturierte und genaue Abarbeitung, um späteren Schwierigkeiten für das eigene Unternehmen (z. B. Zahlungsausfällen) aus dem Weg zu gehen. Folgende Absätze beschreiben alle Aufgaben im Debitorenmanagement in chronologischer Reihenfolge.

Debitorenmanagement: intern oder extern?

Debitorenmanagement ist eine zentrale und sehr wichtige Aufgabe im Unternehmen, um welche Sie nicht herumkommen. Das bringt jedoch Herausforderungen mit: Wenn Sie viele Einzelrechnungen und damit auch Einzelkunden verwalten und Forderungen überwachen müssen, ist damit häufig eine ganze Abteilung beschäftigt. Das Mahnwesen sorgt für zusätzlichen Aufwand, welcher in Zeiten des Fachkräftemangels zur Belastung wird.

Das Forderungsmanagement an ein externes, spezialisiertes Unternehmen abzugeben, hat viele Vorteile:

Ein Punkt, der in einigen Unternehmen gegen ein Outsourcing des Managements spricht, ist die schnellere Kommunikation und bessere Kontrolle, wenn sich das Rechnungswesen unter einem Dach mit dem Rest des Betriebes befindet. Zudem können Wünsche, Änderungen oder neue Vorgehensweisen schneller vermittelt werden.

Aber: Als erfahrenes Inkassounternehmen wissen wir, wie wichtig es ist, auf Ihre individuellen Anforderungen einzugehen und Besonderheiten im Kontakt mit Ihren Kunden zu beachten. Aus diesem Grund sprechen wir alle Maßnahmen und Vorgaben wie die Formulierungen im Mahnschreiben bereits im Vorfeld mit Ihnen ab.

Was kostet professionelles Debitorenmanagement?

Ohne Ihr Unternehmen zu kennen, ist es schwierig, einen konkreten Preis für die ganzheitliche Debitorenbuchhaltung zu veranschlagen. Abhängig ist das immer von verschiedenen Faktoren, beispielsweise der Anzahl an Forderungen (Einzelbelegen) und der gewünschten Dienstleistungen. Aus langjähriger Erfahrung können wir jedoch sagen, dass bei unseren Kunden im direkten Vergleich zur internen Debitorenbuchhaltung durchschnittlich 30 % der Kosten eingespart werden.

Culpa Inkasso bietet Ihnen vielseitige Vorteile im Forderungsmanagement:

Sie haben noch offene Fragen oder würden gerne erfahren, welche Kosten für das ganzheitliche Management von Culpa Inkasso in Ihrem Fall entstehen? Dann vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit einem unserer Experten. In einem unverbindlichen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Situation an und zeigen Ihnen Ihre Möglichkeiten auf. Wir freuen uns bereits auf Sie!