Außenstände und offene Rechnungen

Damit Unternehmen langfristig bestehen können, sind sie darauf angewiesen, dass etwaige Kunden und Geschäftspartner ihren vertraglich geregelten Zahlungspflichten nachkommen. Sogenannte Außenstände sind in diesem Zusammenhang immer wieder ein genannter Faktor, der die Liquiditätssituation eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen kann. Damit Außenstände nicht zum Problem werden, kombinieren erfolgreiche Unternehmen präventives Forderungsmanagement mit konsequenter Einforderung – dies gelingt am besten durch die professionelle Unterstützung eines Inkassounternehmens.

Definition: Was sind Außenstände?

Unter Außenständen versteht man die Gesamtheit jeglicher finanziellen Forderungen, die von Schuldnern gegenüber einem Unternehmen noch geleistet werden müssen. Konkret ausgedrückt geht es also um ausstehende Zahlungen von Kunden oder Geschäftspartnern an ein Unternehmen, das nach Warenlieferung oder Ausführung einer Dienstleistung auf die entsprechende Bezahlung wartet.

Bedeutung von Außenständen

Außenstände kommen im Unternehmensalltag vergleichsweise häufig vor und sind zunächst nichts Außergewöhnliches. Sie treten immer dann ein, wenn Leistungen oder Lieferungen erbracht werden, ohne dass eine unmittelbare Bezahlung erfolgt. Dass offene Forderungen gegenüber Kunden vorliegen, ist zunächst also normal.

Zum Problem werden Außenstände allerdings dann, wenn eine klare, unternehmensinterne Vorgehensweise zum entsprechenden Umgang fehlt. Außenstände bedeuten immer totes Kapital. Es wurden Ausgaben getätigt, ohne dass der dadurch entstandene finanzielle Verlust unmittelbar wiederhergestellt wird. Für die Liquiditätssituation eines Unternehmens kann dies recht schnell sehr problematisch werden. Ein zu großes Ausmaß an Außenständen führt im schlimmsten Fall dazu, dass anfallende Ausgaben wie Mitarbeiterkosten nicht mehr bezahlt werden können, was im Extremfall bis zur Insolvenz führen kann. Deshalb müssen Unternehmen eine konsequente und klare Strategie finden, um mit Außenständen umzugehen.

Hohe Außenstände: Welche Risiken drohen bei falschem Umgang?

Dass hohe Außenstände für Unternehmen und ihre Liquidität ein Problem darstellen, scheint offensichtlich. Wie wichtig ein konsequenter und korrekter Umgang mit Außenständen ist, zeigen zwei Problemstellungen, die das ganze Thema zusätzlich erschweren.

Als Erstes sollten Außenstände nicht unterschätzt werden, weil das zunehmende Risiko für die Insolvenz von Kunden und Geschäftspartnern die Wahrscheinlichkeit für den Erhalt ausstehender finanzieller Forderungen maßgeblich verringert. Durch Preissteigerungen in verschiedensten Bereichen – beispielsweise den Lohnkosten für Fachpersonal oder Energie-, Produktions- und Materialkosten – sehen sich Kunden und Geschäftspartner mit finanziellen Herausforderungen konfrontiert, die sie unter Umständen nicht bewältigen können. Eine Allianz-Trade-Studie prognostiziert beispielsweise einen Anstieg von Insolvenzen um circa 15 % in Deutschland für das Jahr 2023. Dieser Umstand sollte Unternehmen mit hohen Außenständen gleich in zweierlei Hinsicht in Alarmbereitschaft setzen. Einerseits ist die eigene Insolvenzgefahr durch hohe Außenstände ein Problem. Andererseits muss gleichermaßen ein Umgang mit insolventen oder gefährdeten Schuldnern gefunden werden.

Die zweite Problemstellung, die mit hohen Außenständen einhergeht, ergibt sich aus der Verjährungsfrist von Rechnungen. Im schlimmsten Fall führt eine lange Vernachlässigung von Außenständen dazu, dass offene Forderungen aufgrund der gesetzlich geregelten Verjährungsfrist nicht mehr eingezogen werden können. Dadurch entstehen dauerhafte wirtschaftliche Schäden für ein Unternehmen. Konkret ist dies im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Dort heißt es in § 195:

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

Genauere Regularien gibt § 199 wieder:

 Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt, soweit nicht ein anderer Verjährungsbeginn bestimmt ist, mit dem Schluss des Jahres, in dem

1. der Anspruch entstanden ist und
2. der Gläubiger von den den Anspruch begründeten Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.

Forderungen verjähren folglich nach drei Jahren zum betreffenden Jahresende. Wurden beispielsweise Forderungen im Jahr 2024 erhoben, dann läuft die Frist bis zum Ablauf des 31. Dezember 2027. Für Unternehmen mit Außenständen bedeutet dies, dass insbesondere das Jahresende ein bedeutsamer Zeitraum ist. Hier sollten spätestens Überprüfungen auf offene Forderungen stattfinden.

In wenigen speziellen Fällen können Forderungen auch erst nach mehr als 3 Jahren verjähren. Im Zweifel nutzen Sie unseren Verjährungsrechner.

Präventives Forderungsmanagement

Das Risiko der Insolvenz auf Seiten von Kunden und Geschäftspartnern sowie die Verjährungsfrist von Rechnungen machen Außenstände zusätzlich problematischer. Um schwierige Situationen mit offenen Forderungen und eine Gefährdung der unternehmerischen Liquidität zu vermeiden, ist es am sinnvollsten, proaktiv zu handeln. Das heißt, dass bereits vor der Zusammenarbeit mit einem Kunden Maßnahmen ergriffen werden, um eine nachhaltig sichere Geschäftsbeziehung zu gewährleisten. Probleme mit Zahlungsverzug und die Ergreifung weiterführender Schritte mit Mahn- und Inkassoverfahren sollen auf diese Weise erst gar nicht auftreten. Damit bleiben Unternehmen missliche Liquiditätssituationen und eine Menge Stress erspart.

Erreicht werden kann dies mit präventivem Forderungsmanagement. Zentral hierbei ist die umfassende Bonitätsprüfung von Kunden. Auf diese Weise kann die Zahlungsunfähigkeit eines Geschäftspartners oder Kunden sichergestellt werden und das Risiko von Zahlungsausfällen wird bedeutsam reduziert. Präventives Forderungsmanagement greift dabei sowohl bei Bestands- als auch Neukunden. Es ist einerseits zielführend, Bonitätsprüfungen als fortwährenden Prozess in den Unternehmensalltag einzubauen, um Veränderungen der Zahlungsfähigkeit von Bestandskunden zeitnah festzustellen. Gleichsam dient es als hilfreiche Grundlage, um etwaige Entscheidungen für oder gegen eine Geschäftsbeziehung mit potenziellen Neukunden fundiert zu treffen. So kann dem Entstehen von problematischen Außenständen effektiv entgegengewirkt werden.

Außenstände überwachen und konsequent mahnen

Für den Fall, dass Außenstände trotz Präventionsmaßnahmen nicht realisiert werden und Kunden in Zahlungsverzug geraten, muss nicht sofort und unmittelbar ein umfassendes Inkassoverfahren eingeleitet werden. Im Rahmen unseres kaufmännischen Mahnservices versuchen wir, zunächst mittels außergerichtlicher Verfahren den Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Um Außenstände zu reduzieren, greifen erst einmal Erinnerungen bzw. Mahnschreiben über verschiedene Formen medialer Wege.

Hierbei gilt es, einerseits die Dringlichkeit der Situation mit ausreichender Konsequenz deutlich zu machen. Andererseits bedarf es hierfür ein ausgeprägtes Fingerspitzengefühl, denn meist möchten betroffene Unternehmen die Geschäftsbeziehung nicht nachhaltig belasten. In vielen Fällen ist eine erste Zahlungserinnerung bereits ausreichend und langwierige Außenstände lassen sich durch einfache Missgeschicke auf Seiten des Kunden erklären. Es ist möglich, dass die Rechnung einfach übersehen oder vergessen wurde. Allerdings zeigen sich nicht immer alle in Verzug geratenen Kunden oder Geschäftspartner einsichtig oder zahlungswillig. Zögern ist in diesem Fall keineswegs angebracht. Die letzte Mahnung erfolgt und informiert über die Bereitwilligkeit, ein Inkassoverfahren einzuleiten. Oftmals zeigt sich hierbei im Übrigen, dass ein Mahnschreiben – unabhängig davon, ob es das erste oder letzte ist – besonders dann Wirkung zeigt, wenn es von einem professionellen Unternehmen im Inkasso-Bereich stammt. Dies verleiht dem Ganzen deutlich mehr Dringlichkeit und Seriosität, wodurch es eher ernst genommen wird.

Für Unternehmen sind Außenstände, die schließlich zu Zahlungsverzug und Mahnschreiben führen, häufig eine belastende Herausforderung. Das gilt insbesondere dann, wenn keine eigene Rechtsabteilung vorliegt. Der richtige Zeitpunkt für eine Mahnung, das nötige Fingerspitzengefühl in der Art und Weise der Kommunikation sowie der erforderliche Nachdruck sind dabei nur einige Problematiken. Der einfachere und gleichsam ressourcensparende Weg ist in vielen Fällen die Beauftragung eines externen Dienstleisters. Mit der Auslagerung an Culpa Inkasso können Unternehmen die Überwachung von Außenständen und etwaige außergerichtliche Mahnverfahren im Rahmen des kaufmännischen Mahnservices an professionelle Hände übergeben.

Außenstände einfordern

Auch die letzte Mahnung zeigt nicht immer die erwünschte Wirkung. Dann gilt es, Außenstände mit gerichtlichen Schritten einzufordern. In diesem Fall kommt das gerichtliche Mahnverfahren zum Einsatz. Hierbei wird zunächst ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids durch das beauftragte Inkassounternehmen beim jeweils zuständigen Mahngericht eingereicht. Das Gericht prüft den Bescheid und stellt es dem betroffenen Schuldner zu. Dieser hat dann die Möglichkeit, innerhalb von zwei Wochen Widerspruch einzulegen. Insofern er dies nicht tut, kann der Gläubiger im nächsten Schritt einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dadurch erhält er die Möglichkeit, die offenen finanziellen Forderungen durch eine Zwangsvollstreckung einzutreiben. In seltenen Härtefällen kann es passieren, dass offene Forderungen aufgrund einer Zahlungsunfähigkeit des Schuldners dennoch nicht eingezogen werden können. In dem Fall greift bei Culpa Inkasso unser automatisiertes Schuldner-Monitoring. Über einen Zeitraum von bis zu 30 Jahren überwachen wir die Bonität des Schuldners und bewirken bei einer positiven Veränderung unmittelbar eine erneute Zwangsvollstreckung.

Außenstände reduzieren mit Culpa Inkasso

Außenstände sind für Unternehmen so alltäglich wie gefährlich. Wer den Überblick über hohe Außenstände verliert, gefährdet die unternehmensbezogene Liquiditätssituation stark. Insolvenz von Schuldnern, Verjährungsfristen von Rechnungen und ausbleibende Wirkungen von Mahnschreiben stellen betroffene Unternehmen vor große Probleme. Diesen nimmt sich Culpa Inkasso gerne an.

Wir sind Ihr Ansprechpartner für einen zielführenden, konsequenten und erfolgreichen Umgang mit Außenständen. Vom präventiven Forderungsmanagement über unseren kaufmännischen Mahnservice bis hin zum Inkasso: Wir stehen Ihnen mit Erfahrung und Know-how zur Seite, um Ihre Liquidität zu sichern. Gerne stellen wir uns Ihnen persönlich bei einem unverbindlichen Erstgespräch vor und suchen gemeinsam nach den optimalen Lösungswegen für Ihren individuellen Fall. Senden Sie uns jetzt eine Anfrage.